Boas práticas para o uso do e-mail
Atualmente nossos meios de comunicação tem se expandido de forma incrível. Este é o caso do e-mail que, ao lado das redes sociais, ainda é uma ferramenta de comunicação extremamente importante mas que deve ser utilizada com certos critérios, tanto pessoalmente quanto profissionalmente.
Existem algumas características importantes que diferenciam o envio de um e-mail de uma conversa direta. A linguagem escrita muitas vezes faz com que certos comentários sejam percebidos como duros, críticos demais e etc., algo que em uma conversa direta não seria interpretado como tal.
A conversa direta com uma pessoa nos dá a oportunidade de retrucar “na hora” ou ver sua reação facial ou entonação da voz, ajudando na interpretação de como foi recebido algum comentário nosso ou qual a intenção de um comentário feito com relação a nós. Tendo em mente estas limitações é importante tomar certos cuidados ao enviar um e-mail, seja para quem for.
Com o intuito de ajudar a elaborar e trabalhar melhor com o e-mail, seja no seu trabalho, na escola, universidade ou mesmo para uso pessoal abaixo colocamos algumas dicas importantes para utilizar melhor esta ferramenta tão importante.
- A última coisa que você deve preencher no e-mail é
o destinatário (o endereço do e-mail para quem se quer enviar).
- Comentário:
Isto evita que um “esbarrão” no mouse ou no teclado o envie sem ele estar completo, com erros ou, quem sabe, até com aquela piadinha que você colocou lá mais depois ia tirar!
- Comentário:
- Sempre, após terminar de escrever seu e-mail, leia-o do
começo ao fim.
- Comentário:
É impressionante como podemos encontrar vários "erinhos de digitaçção" em um texto que imaginávamos ter acabado de escrever “magistralmente”, reformular alguma idéia que não ficou muito clara ou mesmo retirar algumas linhas que (vai saber) podem comprometer seus negócios ou amizade.
- Comentário:
- Sempre passe um corretor ortográfico no final da elaboração
de seu e-mail.
- Comentário:
Se você não tiver um (corretor ortográfico) a disposição no seu programa de envio procure substituir as palavras que você tem dúvida quanto ao significado ou a ortografia por palavras que você conhece ou por alguma mais simples. Muitas vezes ao fazer esta substituição deve-se tomar cuidado para que a frase continue fazendo sentido. A troca de uma palavra pode necessitar a alteração de toda uma frase. Isto pode dar trabalho no começo mas é por uma boa causa. Uma outra boa dica, caso não tenha um corretor, é digitar a palavra duvidosa no google. Ele geralmente mostra a palavra com a ortografia correta depois de fazer a pesquisa. Mas cuidado! Este método não garante que a grafia esteja correta, é apenas um “quebra galho”;
- Comentário:
- Não reencaminhe e-mails de cunho racista ou discriminatório.
- Comentário:
O racismo e a discriminação, além de serem desprezíveis, propaga a discórdia e a intolerância, que são as principais causas dos conflitos no mundo. Você ainda pode acabar sendo processado! Tome cuidado.
- Comentário:
- Ao receber um e-mail que você considera ofensivo, seja de
cliente, seja de amigo/parente, não responda imediatamente.
- Comentário:
Pare um pouco, vá fazer alguma outra atividade e depois de um bom tempo volte e responda ao e-mail. A linguagem escrita, muitas vezes, não consegue captar o sentimento ou significado que a pessoa que escreve deseja transmitir. A linguagem escrita não capta as entonações da voz, a expressão do rosto e etc. Muitas vezes o que parece ofensivo pode ser apenas uma observação, um comentário sem maldade, uma crítica construtiva e sincera e etc. que “ao vivo” logo seria percebido como tal, mas que pelo e-mail pode parecer agressivo.
Mesmo que a pessoa realmente tenha sido agressiva você deve meditar se deve devolver “na mesmo moeda” ou se deve ser brando, equilibrado e compreensivo. Responder violência com violência não é a melhor qualidade de um líder ou de um trabalhador competente e nem das pessoas civilizadas (apesar de algumas vezes nós realmente perdermos a paciência). A pessoa pode estar em um “mau dia”, por exemplo.
- Comentário:
- O Assunto do e-mail (subject) deve ser sempre (que possível
é claro) um micro-resumo de seu conteúdo e bem claro.
- Comentário:
Assim o leitor fica preparado para o que vem, além de ajuda-lo a definir as prioridades de leitura e resposta;
- Comentário:
- Letras maiúsculas podem dar a impressão de que o
remetente está gritando. Evite usá-las;
- Cautela nas formas de cumprimentos no e-mail.
- Comentário:
Um beijo, abraço, cordialmente, atenciosamente… cada cumprimento deve ser usado baseando-se no grau de intimidade que você tem com o destinatário do e-mail. Cuidado com “as intimidades”. Muitas pessoas são reservadas e não gostam de certos tratamentos. Procure utilizar cumprimentos mais polidos e neutros quando estiver tratando de trabalho ou com clientes (Cordialmente, Atenciosamente, Grato pela atenção, etc.). Só utilize Abraço, beijo, etc. se tiver um grau de intimidade grande.
- Comentário:
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